Manajemen Layanan SI 1.2
NAMA : EDWARD EVBERT A
NPM : 17117369
KELAS : 2KA20
1.2 Sebutkan & jelaskan metode yang digunakan Manajemen Layanan SI, dan berikan contohnya !
Jawab :
Metode yang digunakan Manajemen Layanan Sistem Informasi
Total Quality Management (TQM)
Total Quality Management (TQM), adalah suatu konsep manajemen yang telah dikembangkan sejak lima puluh tahun lalu yang diambil dari berbagai praktek manajemen, usaha peningkatan dan pengembangan produktivitas. Di masa lampau, literatur manajemen berfokus pada fungsi-fungsi kontrol kelembagaan, termasuk perencanaan, pengorganisasian, perekrutan staf, pemberian arahan, penugasan, strukturisasi dan penyusunan anggaran. Table satu berikut ini menunjukkan bahwa konsep manajemen ini membuka jalan menuju paradigma berpikir baru yang memberi penekanan pada kepuasan pelanggan dan pelayanan yang bermutu. Faktor-faktor yang menyebabkan lahirnya perubahan paradigma adalah semakin meningkatnya persaingan, ketidakpuasan pelanggan terhadap mutu pelayanan dan produk, pemotongan anggaran serta krisis ekonomi. Konsep TQM berasal dari model perusahaan dan industry, sama seperti konsep manajemen yang lahir sebelumnya.
Contoh Penerapan Total Quality Management(TQM) pada PT. Citra Abadi Sejati.
Penerapan TQM pada perusahaan ini memang tidak langsung sekaligus, akan tetapi bertahap setiap tahunnya demi melakukan perbaikan dan peningkatan yang berkesinambungan. Strategi ini terus dilakukan untuk menciptakan kualitas produk yang terbaik untuk para pelanggan dan menciptakan daya saing perusahaan agar lebih dikenal di dunia garmen internasional. Berdasarkan 10 pilar utama TQM, PT Citra Abadi Sejati telah melakukan usaha ini dengan sebaik mungkin.
Fokus pada Pelanggan Tidak bisa di pungkiri bahwa tidak ada pelanggan tidak ada pendapatan dan tentu tidak akan ada kegiatan produksi pada perusahaan. Hal ini juga yang menjadikan PT. Citra Abadi Sejati sangat memperhatikan keinginan pelanggannya, karena perusahaan ini bersifat Bussiness to Bussiness tentu saja tidak bisa mengabaikan pelanggannya dan membuat produk dengan keinginan sepihak. Koordinasi dengan pelanggan sangat penting untuk mencapai kesepakatan dan kepuasaan pelanggan. Hubungan dengan pelanggan pun tidak hanya bertemu, membuat kesepakatan, membuat produk, transaksi jual beli produk lalu selesai. Akan tetapi untuk bisnis jangka panjang yang dapat memberikan keuntungan untuk kedua belah pihak selama menjalin kerja sama. Lalu, untuk memberikan kepuasan yang lebih kepada konsumen, produk dengan kualitas terbaik diberikan baik berupa bahan baku maupun proses dalam pembuatan produk tersebuthingga sampai kepada pelanggan. Berikut adalah beberapa cara yang dilakukan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan.
a. Menjalin hubungan baik dengan para pelanggan, baik menyambut mereka (buyer) ketika melakukan kunjungan ke indonesia atau ketika melakukan audit ke perusahaan. Atau bahkan hanya sekedar mengucapkan ulang tahun kepada pelanggan, karena hal kecil saja yang bagi sebagian orang tidaklah terlalu penting, bagi mereka itu merupakan sebuah cara dalam menghargai orang yang akan memper-eratkan hubungan dalam kegiatan bisnis.
b. Menerima saran dan kritik dalam pembuatan produk baik dalam bentuk gambaran produk atau fitur-fitur yang akan ditanamkan pada produk yang akan dibuat.
c. Memberikan produk dengan kualitas terbaik, karena perusahaan ini terkenal dengan kualitas produk yang dibuatnya. Maka para pelanggan akan mendapatkan kualitas terbaik dari produk-produk yang dibuat dalam setiap komponen produknya.
d. Memberikan ketepatan dalam pengiriman barang kepada pelanggan.e.Ketika barang yang tidak sesuai dengan persyaratan dari pelanggan (buyer) perusahaan siap dengan penggantian.f.Memberikan harga yang sesuaibagi para pelanggan yang setia.
Six Sigma
Six Sigma adalah suatu alat manajemen baru yang digunakan untuk mengganti Total Quality Management (TQM), sangat terfokus terhadap pengendalian kualitas dengan mendalami sistem produksi perusahaan secara keseluruhan. Memiliki tujuan untuk, menghilangkan cacat produksi, memangkas waktu pembuatan produk, dan menghilangkan biaya.
Contoh penerapan Strategi Six Sigma mulai diinisiasi untuk aplikasi pada industri healthcare pada bulan Maret tahun 1998. Commonwealth Health Corporation (CHC) adalah organisasi healthcare pertama yang sukses mengimplementasikan strategi efisiensi dari Six Sigma. CHC menandatangani kontrak dengan Healthcare Solution, sebuah divisi konsultasi dari GE Medical Systems, untuk membantu organisasi mereka melatih leadership dalam membentuk team building yang efektif, mengurangi cost operasional, dan meningkatkan bulling cycle. Prioritas kuncu yang digambarkan oleh organisasi telah tercapai: keuntungan finansial substansial telah terbentuk, khususnya pada departemen radiologi yang mengalami peningkatan sebesar 33% dan cost per prosedur radiologi berkurang sampai 21,5%. Perusahaan tersebut dapat memfokuskan pada pemilihan proyek-proyek yang penting dan mengujinya untuk mencapai tujuan strategis dari perusahaan yang telah ditetapkan. Pada tahun 2003, Stanford Hospital and Clinics dan Red Cross Hospital di Belanda juga menerapkan kekuatan dari Six Sigma dalam membuat solusi standardisasi untuk beberapa permasalahan prosedur dan organisasi.
Pada awalnya aplikasi Six Sigma pada organisasi healthcare mengalami banyak kritik. Kebanyakan kritik tersebut menyatakan bahwa Six Sigma merupakan metode yang hanya dapat diterapkan di industri manufaktur saja. Ternyata pada prakteknya Six Sigma juga bisa digunakan pada organisasi atau bisnis yang berorientasi pada service seperti industri healthcare.
Dalam penerapannya, metodologi ini memang sering mengalami penyusutan pada tingkat kehati-hatiannya; telah disadari bahwa organisasi perlu mencari cara untuk melakukan leverage pada data (dikumpulkan melalui Six Sigma) untuk mempengaruhi perilaku atau behavior pada manusia. Sukses terbesar disadari ketika strategi teknik dan structural dikombinasikan. Metodologi Six Sigma kini telah diimplementasikan dalam berbagai organisasi healthcare untuk meningkatkan finansial dan performansi operasional mereka seperti yang telah dilakukan oleh CHC.
Business Process Management (BPM)
BPM adalah suatu metode penyelarasan secara efisien suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan organisasi tersebut. BPM merupakan suatu pendekatan manajemen holistic untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis seiring upaya untuk mencapai inovasi, fleksibilitas dan integrasi dengan teknologi.
Contoh :
1. Mendefinisikan Proses
Pada fase ini pemilik proses akan merancang, menganalisa dan mendefinisikan proses bisnis yang akan diotomasi yang dimulai dari alur aktifitas, alur informasi, aturan dan kebijakan bisnis, sumber daya yang dibutuhkan, hingga perhitungan performansinya (Key Performance Indicators / KPI) seperti lamanya waktu proses, biaya seluruh aktifitas, dsb. Pada beberapa software solusi BPM, tahap ini dapat dilakukan dengan cara memodelkan dan menggambarkan prosesnya secara grafis visual, seperti layaknya Microsoft Visio. Setelah itu kita bahkan dapat melakukan simulasi jalannya proses untuk mengidentifikasi critical path dan bottleneck yang mungkin terjadi. Pada simulasi tersebut, kita juga dapat mendefinisikan semacam Service Level Agreements (SLA) untuk menguji performansi rancangan proses tersebut. Diharapkan dengan adanya software untuk simulasi rancangan proses, pemilik proses dapat memperoleh masukan sebelum proses benar-benar diimplementasi dengan membuat proses yang benar-benar optimal dan memiliki performansi yang cukup tinggi.
2. Mengeksekusi & melakukan kontrol proses
Hasil dari pemodelan dan perancangan proses yang dilakukan oleh manajer proses kemudian dialihkan ke bagian IT untuk dilakukan otomasi. Setelah dilakukan implementasi, maka pada fase inilah karyawan dan pihak-pihak terkait akan menjalankan proses sesuai dengan aturan yang telah didefinisikan sebelumnya, dan supervisor dan manajer proses bertugas untuk mengontrol jalannya proses tersebut. Tindakan perbaikan diperlukan pada fase ini ketika terjadi hal-hal yang tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, seperti adanya keterlambatan waktu proses, terjadinya exception, sumber daya tidak tersedia, dan sebagainya.
3. Monitoring & Perbaikan Proses
Proses bisnis yang telah diimplementasi dimonitor terus performansinya melalui perhitungan Key Performance Indicators (KPI) dan ukuran-ukuran lain yang telah ditentukan sebelumnya. Monitoring dilakukan dengan menggunakan data-data dalam bentuk real-time, sehingga akan sesuai dengan keadaan riil di lapangan. Dari hasil monitoring tersebut maka pihak manajemen dapat melihat dan menganalisa apakah perlu diadakan perbaikan terhadap suatu proses bisnis atau tidak.
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa Manajemen dari Bisnis Proses yang terus menerus dilakukan sangat berpengaruh terhadap tingkat fleksibilitas dari suatu perusahaan yang sangat dibutuhkan di dunia bisnis seperti sekarang ini. Dengan dukungan dari Sistem BPM (Business Process Management) yang men-support full process lifecycle dan bersifat loop tertutup maka pembangunan suatu sistem proses bisnis yang efektif dan efisien, yang memiliki daya respon yang cukup cepat terharap perubahan kondisi bisnis akan dapat terwujud.
Capability Maturity Model Integration (CMMI)
CMMI adalah suatu pendekatan perbaikan proses yang memberikan unsure-unsur penting proses efektif bagi organisasi. Praktik-praktik terbaik CMMI dipublikasikan dalam dokumen-dokumen yang disebut model, yang masing-masing ditunjukan untuk berbagai bidang yang berbeda.
Comments
Post a Comment